Για να αυτοματοποιήσω τις διαδικασίες μου, πρέπει να αλλάξω το ERP ή το λογιστικό πρόγραμμα που έχω;

Μια αυτοματοποίηση διαδικασίας μπαίνει ανάμεσα στα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιεί η επιχείρησή σου, το ERP ή το λογιστικό πρόγραμμα μαζί με όσα άλλα προγράμματα τρέχεις, και τα συνδέει μεταξύ τους.

Το ERP ή το λογιστικό σου παραμένει ακριβώς όπως το ξέρεις, με όλα τα στοιχεία και τις λειτουργίες που έχει σήμερα.

Πώς λειτουργεί η σύνδεση ανάμεσα στα εργαλεία σου

Σκέψου μια διαδικασία που ξέρεις καλά: μια παραγγελία, ένα παραστατικό, μια αίτηση πελάτη. Ξεκινάει κάπου, περνάει από το λογιστικό ή το ERP για να βγει ένα παραστατικό ή να ενημερωθεί ένα υπόλοιπο, και καταλήγει σε ένα email, σε ένα αρχείο excel ή σε μια καρτέλα που κάποιος πρέπει να ανοίξει και να συμπληρώσει με το χέρι.

Αυτό το ενδιάμεσο σημείο, εκεί που κάποιος αντιγράφει στοιχεία από το ένα σύστημα στο άλλο ή ανοίγει ένα δεύτερο πρόγραμμα για να συνεχίσει τη δουλειά που ξεκίνησε στο πρώτο, είναι το σημείο που αλλάζει μια αυτοματοποίηση. Παρατηρεί τι βγαίνει από το ένα εργαλείο και το περνάει στο επόμενο.

Η αυτοματοποίηση μαθαίνει το δικό της βήμα, το ενδιάμεσο, και το κάνει να γίνεται μόνο του.

Το ίδιο το ERP ή το λογιστικό λαμβάνει ή στέλνει στοιχεία όπως τα λάμβανε και τα έστελνε και πριν, μόνο που τώρα δεν χρειάζεται ένα χέρι ανάμεσα στα δύο βήματα.

Πώς η αυτοματοποίηση συνδέεται με το ERP ή το λογιστικό πρόγραμμα που έχεις

Η αυτοματοποίηση χτίζεται πάνω σε πλατφόρμες αυτοματοποίησης που ξέρουν ήδη πώς να συνδέονται με το ERP ή το λογιστικό σου, πώς να ξαναδοκιμάζουν όταν κάτι δεν απαντήσει με την πρώτη και πώς να καταγράφουν τι έγινε σε κάθε βήμα.

Η πλατφόρμα αυτοματοποίησης είναι αυτή που αναλαμβάνει τη σύνδεση, την επανάληψη όταν χρειάζεται και το αρχείο καταγραφής, ώστε εσύ να ξέρεις ανά πάσα στιγμή τι πέρασε από τη διαδικασία.

Αν σήμερα ανοίγεις το λογιστικό πρόγραμμα, αντιγράφεις ένα στοιχείο και το περνάς σε άλλη οθόνη, αυτό το βήμα μπορεί να γίνει σύνδεση ανάμεσα στα δύο εργαλεία. Το πρόγραμμα παραμένει εκεί που είναι, με τα δεδομένα που ήδη έχει, και η αυτοματοποίηση μαθαίνει να διαβάζει και να γράφει σε αυτό από το σημείο που θα της δείξεις.

Το ERP ή το λογιστικό σου συνεχίζει να είναι το σημείο αναφοράς, και η σύνδεση δουλεύει γύρω του.

Τι γίνεται στο εργαστήριο εκκίνησης πριν ξεκινήσει η σύνδεση

Πριν συνδεθεί οτιδήποτε, η διαδικασία ξεκινά με ένα εργαστήριο εκκίνησης. Εκεί χαρτογραφούμε τη διαδικασία που επέλεξες βήμα προς βήμα, μαζί με τους ανθρώπους που την τρέχουν σήμερα.

Στο ίδιο εργαστήριο μετράμε πόσο χρόνο παίρνει κάθε βήμα σήμερα και τι κοστίζει αυτός ο χρόνος, πριν αποφασιστεί ποια σύνδεση θα χτιστεί.

Έτσι, όταν η αυτοματοποίηση αρχίσει να τρέχει, δεν ανακαλύπτεις στην πορεία κάτι που θα έπρεπε να είχε προβλεφθεί από την αρχή.

Πόσο καιρό παίρνει μια διαδικασία να αυτοματοποιηθεί πλήρως

Η διαδικασία που θα επιλέξεις τρέχει μόνη της δύο εβδομάδες από το εργαστήριο εκκίνησης.

Το εργαστήριο εκκίνησης είναι το σημείο αναφοράς για τον χρόνο αυτό: από την ώρα που κλείνει το εργαστήριο, η δουλειά πάει στη σύνδεση των εργαλείων που ήδη χρησιμοποιείς, μέχρι να φτάσει η διαδικασία στο σημείο που τρέχει χωρίς να τη χειρίζεσαι εσύ βήμα προς βήμα.